第一条为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为单位工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合本局档案工作的实际，制定本制度。

第二条立卷归档

1.凡是在本局日常工作及重大活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载。

2.本局领导和各科室承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料，及时主动地交人秘科立卷归档，集中管理，任何科室和个人不得据为己有。

3.文件归档范围，按庆阳市档案局的有关规定收集。

4.各科室负责本科室在工作中形成的档案，做好收集、整理工作，并按规定时间造好移交清册，签字验收，移交局人秘科。

5.局人秘科每年11月底前完成上年度文书档案的归档工作，负责收集全部应归档文件、基建、声像等材料。

6.财务档案由财务人员用专柜保存。

第三条档案室是存入各类档案的重地，钥匙由人秘科指派专人保管，非档案室人员不得入内。

第四条档案室要坚固，有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施，并采取必要的预防措施和设置必要设备，确保档案的安全。

第五条档案室内经常保持整齐、整洁，经常检查，关好门窗，注意电源，清理废纸等易燃物品，不得在库房内存放个人物品或堆放杂物，档案室内严禁吸烟。

第六条本单位档案供本单位各科室查阅利用，查阅档案资料时需办理查阅登记手续，填写“借阅登记表”。查阅党组会议记录须注明借阅用途，并经党组主要负责人批准。

第七条外单位查阅档案资料，须持所在单位介绍信，经分管领导审批后，予以查阅。

第八条查阅档案，只限于在指定场所进行，未经批准，不得将案卷带出档案室，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。

第九条需复印档案材料(部分或全部)的，应经分管领导同意，并进行登记。

第十条爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，如发现有上述情况者，按《档案法》规定进行必要处理。

第十一条不归档的秘密及内部(重复或多印)文件、资料，均应登记造册，经主管领导批准，按规定报市保密局统一销毁，不准擅自处理和当废纸出售。

第十二条档案管理员要坚持原则，保守机密，提高警惕，防止失密泄密等事故发生。